News


Le dépôt des comptes annuels par voie électronique

La règle: le dépôt par voie électronique

L'article 101 du Code des sociétés stipule que le Roi détermine les catégories d'entreprises qui peuvent déposer leurs comptes annuels et comptes consolidés autrement que par voie électronique. Selon la loi, le dépôt par voie électronique est donc la règle.

Vous pouvez effectuer le dépôt d'un compte annuel ou compte consolidé par voie électronique par le chargement du fichier correspondant à l'aide de l'application Internet "Dépôt par Internet", spécialement conçue à cet effet et disponible sur le site internet de la Banque nationale de Belgique. Pour avoir accès à cette application, vous devez disposer d'un certificat digital reconnu par la Banque nationale de Belgique. L'usage d'un tel certificat est indispensable pour garantir l'authenticité et l'intégrité des données envoyées.

Chaque compte annuel ou compte consolidé fait l'objet d'un envoi séparé de fichier. Son dépôt par voie électronique doit satisfaire aux exigences techniques qui sont reprises dans le "Protocole général pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés".

1. S'il s'agit d'un compte annuel non dérogatoire qui a été établi selon le modèle complet ou abrégé pour entreprises, il peut faire l'objet:

  • soit d'un "fichier structuré de données" dont le nom se termine par ".xbrl" (extension du fichier)
  • soit d'un fichier "Portable Document Format" dont le nom se termine par ".pdf".

Etant donné que les frais de dépôt d'un fichier structuré de données sont nettement moins chers que pour un fichier PDF, vous avez, dans la mesure du possible, tout intérêt à choisir ce mode de dépôt.

2. S'il s'agit d'un autre modèle de compte annuel ou d'un compte consolidé, il peut uniquement être déposé par Internet sous la forme d'un fichier PDF.

Deux types de fichiers peuvent donc être envoyés via l'application Internet "Dépôt par Internet" :

- Soit un fichier structuré de données selon la technologie XBRL. Un tel fichier doit satisfaire :

- Soit un fichier en "Portable Document Format".

Un tel fichier doit répondre aux exigences techniques de la Banque nationale qui sont reprises dans le ? Un tel fichier doit répondre aux exigences techniques de la Banque nationale qui sont reprises dans le "Protocole pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés sous forme de fichier PDF"

Résumons ensemble les différentes possibilités de dépôts et les solutions logicielles adaptées :

Pour déposer des fichiers de comptes annuels via Internet, vous devez donc utiliser un logiciel adapté à cette nouvelle structure. Il peut s'agir de :

  • Sofista : il s’agit de l'application proposée gratuitement par la BNB elle-même. Cette version contrairement aux versions précédentes de Sofista, est une application Internet, c'est-à-dire un logiciel qui n'est utilisable que on-line.
  • Un logiciel fourni par une firme privée. Si vous utilisez déjà un logiciel comptable qui permet le dépôt des comptes annuels, nous vous conseillons de prendre contact avec votre fournisseur pour vous assurer que le module a bien été adapté pour correspondre à la nouvelle structure.
  • First : pour les utilisateurs de Ciel, nous conseillons de travailler avec le logiciel First qui répond parfaitement aux nouvelles modalités de dépôt. Grâce à l'intégration entre Ciel et First, vous accédez en 1 clic à vos bilans et comptes de résultat. Après avoir complété vos comptes annuels, First effectue tous les contrôles obligatoires de la Banque Nationale et les contrôles supplémentaires des droits des sociétés. Vous pouvez travailler off-line pour établir vos comptes annuels, ce qui représente un grand avantage. Une fois vos comptes annuels établis, vous générez un fichier xbrl que vous déposez de manière digitale (on-line) ou sur papier. Si vous souhaitez plus d’informations sur le logiciel First, cliquez ici.

Pour déposer vos comptes annuels par voie électronique, vous devez signer électroniquement les documents. Vous devez utiliser pour ce faire un certificat électronique valable :

  • comme clé d’accès à l’application Internet que la BNB met à disposition et qu’elle souhaite protéger contre toute utilisation illicite.
  • pour garantir l'authenticité de l'utilisateur qui envoie le fichier et l'intégrité des données (aucune modification durant leur transfert par Internet).
  • pour pouvoir assurer le suivi automatisé du traitement lors de sessions ultérieures.

Vous pouvez utiliser comme certificat électronique:

  • Le certificat d’authentification figurant sur votre carte d’identité électronique (eID). Toute carte eID valide peut servir au dépôt de comptes annuels. Vous trouverez des informations détaillées dans: le manuel d’installation de la carte d'identité électronique. Il y a différentes étapes à suivre pour déposer un fichier de comptes annuels via Internet au moyen de votre eID.
  • Un certificat qualifié Certipost, un certificat 'PersonalSign 3 Pro' délivré par Globalsign ou un certificat qualifié Isabel. Il s’agit des mêmes certificats que ceux acceptés dans les applications d'e-government telles qu’Intervat, Finprof, Dimona, DMFA et DRS. Vous pouvez introduire une demande de certificat via le site des Autorités de Certification concernées.

Nous conseillons aux utilisateurs de Ciel Compta Evolution d'utiliser Isabel

  • les logiciels Ciel communiquent parfaitement avec les modules bancaires d’Isabel. En un clic, vous pouvez récupérer dans votre logiciel de comptabilité tous vos extraits de compte via Isabel. Un utilisateur Ciel qui profite de l’intégration avec son logiciel Isabel y gagne donc par rapport à une personne encodant manuellement. Un formidable gain de temps dans vos opérations quotidiennes, qui se traduit en un gain d’argent appréciable.
  • Vous pouvez utiliser votre certificat Isabel et votre signature électronique pour le dépôt des comptes annuels via le site web de la Banque Nationale de Belgique, mais aussi pour l'utilisation de l'application Central Server for Statistical Reporting (CSSR). Tous les utilisateurs Isabel possèdent d'office un certificat, lié à leur carte a puce. Pour accéder aux applications eGovernment de la Banque Nationale, ils n'ont donc plus qu'à activer ce certificat via le composant GRATUIT, Isabel OfficeSign 5.0. Pour en savoir plus...

Les comptes annuels des grandes voire très grandes ASBL et fondations pourront être établis et déposés sous forme de fichier structuré.

Vous trouverez plus d'explications dans la présentation "Les comptes annuels des grandes et très grandes associations en format XBRL dès le 17 mars 2008".

Les petites asbl et fondations (privées ou d’utilité publique) peuvent tenir une comptabilité simplifiée et ne sont pas tenues de déposer leurs comptes annuels auprès de la BNB mais bien au greffe du Tribunal de Commerce.

Pour en savoir davantage sur le dépôt des comptes annuels, visitez le site www.bnb.be